Dependența de o singură persoană în cadrul departamentelor financiare reprezintă un risc major pentru continuitatea afacerilor. Reprezentanții EY România avertizează că lipsa unor proceduri documentate și concentrarea tuturor responsabilităților la nivelul contabilului-șef pot genera întârzieri în raportările oficiale, erori operaționale și costuri suplimentare pentru companii. Această vulnerabilitate apare în special atunci când funcția financiară se bazează exclusiv pe experiența individuală a unui singur specialist.
Riscul devine critic în momentele în care contabilul-șef părăsește organizația, își schimbă rolul sau devine indisponibil pentru o perioadă prelungită. Conform analizei semnate de Daniela Muntean, Senior Manager, și Diana Lupu, Partener, Global Compliance and Reporting, EY România, astfel de situații pot bloca activități esențiale. Printre acestea se numără închiderea lunară a conturilor, realizarea raportărilor statutare, gestionarea obligațiilor fiscale și menținerea relației cu auditorii.
Impactul financiar și operațional depășește simplul proces de recrutare a unui nou înlocuitor. Companiile se pot confrunta cu perioade lungi de integrare a noilor angajați și cu dificultăți în transferul cunoștințelor despre sistemele interne sau particularitățile contabile specifice. În plus, procesul de transfer al relațiilor cu partenerii externi necesită timp, ceea ce poate duce la riscuri de conformitate și la creșterea costurilor cu suportul extern pentru a menține activitatea.
Pentru a reduce aceste expuneri, specialiștii recomandă documentarea riguroasă a proceselor critice prin proceduri clare și definirea strictă a responsabilităților. Pregătirea unor planuri de succesiune și implicarea mai multor angajați în activitățile esențiale pot diminua dependența de un singur expert. O altă strategie propusă este utilizarea serviciilor de Managed Services, care oferă acces la echipe externe de specialiști și la procese standardizate pentru activitățile de raportare financiară și fiscală.
Externalizarea anumitor operațiuni prin acest model poate oferi flexibilitate în perioadele de audit sau în timpul proiectelor de transformare. Această abordare permite echipelor interne să se concentreze pe funcții cu valoare adăugată, precum analiza financiară, planificarea strategică și managementul performanței. Reziliența funcției financiare este astfel transformată într-o componentă vitală a continuității afacerii, mai ales în contextul dificultăților de a atrage și păstra specialiști cu experiență.
Piața forței de muncă din sectorul financiar este marcată de o competiție intensă pentru talente, ceea ce face ca stabilitatea echipelor să fie o provocare constantă. În acest context, companiile trebuie să gestioneze nu doar fluxurile de numerar, ci și riscul de pierdere a capitalului intelectual. Capacitatea de a menține funcțiile de suport active și conforme este esențială pentru stabilitatea economică a oricărei entități juridice.