Utilizarea inteligenței artificiale în cadrul companiilor a devenit o realitate cotidiană, chiar și în absența unor achiziții oficiale de la furnizori. Angajații folosesc chatbot-uri pentru rezumarea contractelor, instrumente AI pentru filtrarea CV-urilor sau asistenți virtuali pentru explicații fiscale și juridice. Această utilizare prin browser sau extensii de laptop are loc adesea fără un inventar clar, fără evaluarea riscurilor și fără ca conducerea să fie informată despre procesul de integrare a acestor tehnologii în fluxul de lucru.
Regulamentul (UE) 2024/1689, cunoscut sub numele de AI Act, se aplică nu doar dezvoltatorilor de algoritmi, ci și celor care utilizează sisteme AI în activitatea profesională, fiind numiți implementatori. O companie devine implementator dacă angajații săi folosesc astfel de sisteme în muncă, indiferent dacă firma dezvoltă sau vinde produse tehnologice. Comisia Europeană subliniază că utilizarea instrumentelor precum ChatGPT pentru texte publicitare sau traduceri impune obligația de alfabetizare în domeniul AI pentru personal.
Calendarul aplicării AI Act prevede etape stricte, începând cu interdicțiile privind practicile inacceptabile și obligația de alfabetizare a personalului, care intră în vigoare la 2 februarie 2025. De la 2 august 2026, regulamentul devine aplicabil ca regulă generală, incluzând și obligațiile de transparență prevăzute la art. 50. Pentru sistemele cu risc ridicat, precum cele folosite în recrutare, gestionarea personalului sau creditare, reglementările vor deveni aplicabile abia de la 2 decembrie 2027, conform modificărilor recente.
În România, ANCOM a fost desemnat în martie 2026 ca autoritate de supraveghere a pieței, în timp ce ADR va funcționa ca autoritate de notificare. Deși comunicatul ANCOM din 24 iulie 2026 indică faptul că este necesară încă adoptarea unei legi naționale pentru aplicare și sancționare, lipsa unui cadru legislativ complet nu înlăturează aplicarea directă a regulamentului european. Companiile trebuie să își organizeze procesele interne imediat, deoarece regulamentul este deja în vigoare și poate fi aplicat direct.
Riscurile principale identificate includ scurgerea de date confidențiale, precum contracte sau liste de clienți, în instrumente neaprobate, și preluarea rezultatelor AI fără verificare umană. Sistemele pot genera informații false sau inventate, ceea ce impune existența unei persoane identificate care să verifice sursele primare în domeniile juridic, financiar sau medical. De asemenea, utilizarea AI în recrutare trebuie să respecte normele privind non-discriminarea și să informeze reprezentanții salariaților, evitând utilizarea tehnologiei pentru a deduce emoțiile angajaților.
O politică internă bine structurată trebuie să includă un inventar al instrumentelor folosite și să stabilească clar cine aprobă utilizarea lor. Documentul trebuie să definească categoriile de informații interzise în chatbot-uri, precum datele personale sau secretele comerciale, și să belirce activitățile care necesită obligatoriu verificarea umană. O abordare preventivă, similară cu cea adoptată pentru GDPR, este esențială pentru a evita amenzi ce pot ajunge la 35 de milioane de euro sau 7% din cifra de afaceri anuală.