O aplicație de monitorizare a activității de pe calculator poate detecta pauzele prelungite prin afișarea întrebării „Mai ești acolo?” pe ecranul utilizatorului. Dacă angajatul nu răspunde în termen de 20 de secunde, sistemul înregistrează intervalul respectiv drept pauză, explică Adrian Dinu, fondatorul și CEO-ul Creasoft. Această funcționalitate este utilizată de companiile care doresc să mențină evidența timpului lucrat de la distanță, oferind o alternativă la prezența fizică la birou, unde accesul se face prin card.
Sistemul de monitorizare nu funcționează non-stop, deoarece utilizatorul trebuie să pornească aplicația în mod voluntar și o poate opri pentru rezolvarea unor probleme personale. Software-ul permite clasificarea anumitor site-uri sau aplicații ca fiind activități personale, transformând astfel intervalele de utilizare a acestora în pauze. Logica instrumentului presupune că, dacă un angajat petrece o oră pe site-uri fără legătură cu munca, acea perioadă este contabilizată ca timp liber, chiar dacă acesta a stat șapte ore în fața calculatorului.
Evaluarea muncii depinde de natura postului ocupat, existând o distincție între rolurile unde rezultatul este măsurabil și cele bazate pe disponibilitate. Pentru un programator, dacă sarcina este livrată în termenul stabilit, distribuția efectivă a orelor poate deveni secundară pentru angajator. În schimb, în funcțiile de suport pentru clienți, angajatul trebuie să rămână disponibil în timpul săptămânii pentru solicitări. În sectorul producției, posibilitatea de a lucra de acasă este limitată de necesitatea accesului la echipamente și componente specifice.
Adrian Dinu a observat că, în cazul clienților care au adoptat astfel de soluții, timpul de lucru înregistrat a scăzut semnificativ în anumite perioare. Observațiile sale indică o scădere a mediei de la șapte ore pe zi la valori de patru ore pe zi. Deși aceste cifre nu reprezintă o metodologie generală aplicată tuturor angajaților care lucrează de la distanță, antreprenorul menționează că percepția unei implicări diferite între colegi poate afecta motivația echipelor. Monitorizarea este văzută ca un instrument pentru a gestiona aceste disparități.
Compania Creasoft, care furnizează soluții de HR și pontaj electronic, deține în prezent peste 500 de clienți companii și gestionează peste 75.000 de angajați în sistemele sale. Grupul a înregistrat în 2025 o cifră de afaceri de aproximativ 3 milioane de euro și un profit de circa 300.000 de euro, cu un număr de aproximativ 30 de angajați. În prezent, business-ul se confruntă cu o tendință de reducere a numărului de salariați în rândul portofoliului de clienți, observându-se mai multe dispuneri de oameni decât angajări noi.
Automatizarea proceselor de resurse umane prin fluxuri digitale poate reduce munca repetitivă de gestionare a documentelor, semnăturilor și arhivării. Totuși, Adrian Dinu subliniază că beneficiul tehnologiei nu trebuie măsurat doar prin eliminarea posturilor din departamentul de HR. Timpul economisit prin digitalizare ar trebui direcționat către interacțiunea directă cu angajații pentru a identifica probleme precum bullying-ul sau relațiile tensionate. Aceste aspecte de management nu pot fi detectate prin simple rapoarte de prezență sau monitorizarea activității pe PC.