Companiile românești care trimit delegații în destinații precum Londra, Zürich sau New York se confruntă cu o problemă de gestionare a costurilor de telecomunicații. Deși zborurile și cazările sunt prevăzute în bugetul de travel, facturile de roaming apar adesea la sfârșitul lunii ca surse de cheltuieli neestimate. Această situație apare deoarece regulile europene de „roaming ca acasă” nu acoperă zonele din afara Spațiului Economic European.
Protecția europeană este limitată la statele UE, Islanda, Liechtenstein și Norvegia, însă și Republica Moldova și Ucraina vor fi incluse din 1 ianuarie 2026, conform ANCOM. În prezent, destinații de business frecvente precum Marea Britanie, Elveția sau Statele Unite rămân în afara acestui cadru. În Marea Britanie, operatorii nu mai sunt obligați să aplice tarifele naționale, în timp ce în Elveția și SUA condițiile depind de statutul de membru sau de acordurile comerciale dintre operatori.
Facturile mari sunt generate de o combinație de factori, precum reînnoirea automată a pachetelor de date sau taxarea separată a apelurilor primite în afara SEE. Un alt factor critic este traficul de date în fundal, reprezentat de sincronizarea e-mailurilor, backup-ul fotografiilor sau ședințele video. O singură ședință video de o oră poate consuma aproximativ 1 GB de date, iar utilizarea repetată a acestui serviciu din spații fără Wi-Fi crește rapid costurile.
Pentru a controla aceste cheltuieli, departamentele financiare pot implementa politici de travel care să stabilească plafonul de date și să impună utilizarea Wi-Fi-ului securizat. O alternativă tehnologică este utilizarea eSIM-urilor de date pe destinație, care permit stabilirea unor costuri fixe. Furnizori precum Yesim oferă planuri pe țară, de exemplu în Statele Unite de la 1,80 dolari pe zi, sau platforme de management centralizat precum OneBalance pentru companii.
Înainte de adoptarea unor noi modele de conectivitate, companiile trebuie să verifice compatibilitatea telefoanelor de serviciu cu tehnologia eSIM și politicile de securitate IT. Este esențial ca departamentul de contabilitate să poată primi facturi clare pentru fiecare reîncărcare și ca angajații să fie instruiți să gestioneze liniile de date. Pentru echipele care călătoresc frecvent, trecerea de la facturi variabile la costuri fixe poate influența semnificativ bugetul anual.
Reglementările privind roamingul în Uniunea Europeană au fost introduse pentru a proteja consumatorii de tarife excesive în cadrul zonei economice comune. Totuși, aceste reguli nu au un caracter global, lăsând piețele din afara blocului european sub incidența acordurilor comerciale private dintre operatori. Această fragmentare necesită ca firmele cu activități internaționale să adopte strategii de management al datelor mobile pentru a evita impactul financiar negativ asupra fluxului de numerar.