Certificatul constatator reprezintă un document esențial pentru orice entitate juridică, atestând situația actuală a firmei la o anumită dată. Acesta oferă detalii despre sediul social, starea firmei, capitalul, asociații, administratorii și activitățile autorizate. Spre deosebire de certificatul de înregistrare, care rămâne neschimbat pe toată durata existenței firmei, certificatul constatator trebuie solicitat periodic pentru a demonstra că datele de la Registrul Comerțului sunt la zi.
În prima parte a activității, instituțiile financiare solicită acest document pentru a verifica cine reprezintă firma și cine deține acțiunile. Băncile acceptă, de regulă, un certificat constatator emis în ultimele 30 de zile. Aceeași cerință de actualizare apare și la contractele de leasing, unde, în primul an de funcționare, absența unui bilanț depus face ca acest document să fie singura dovadă oficială a existenței firmei, fiind solicitat de finanțatori sub pragul de 30 de zile.
Platformele digitale și procesatorii de plăți impun, de asemenea, verificări riguroase la înscriere. Marketplace-urile sau aplicațiile de livrări solicită documentul în format PDF semnat electronic, deoarece formularele lor nu acceptă fotografii. Un exemplu relevant este cel al șoferilor de la Bolt sau Uber, care au nevoie de certificat încă de la etapa de pregătire a dosarului pentru autorizarea transportului alternativ. În acest context, utilizarea semnăturii digitale este obligatorie pentru validitatea documentului.
Procesele de finanțare și licitațiile impun cerințe specifice privind acest document. La accesarea fondurilor nerambursabile, este necesar un format care să includă indicatori financiari, în timp ce la licitații, activitatea necesară contractului trebuie să apară clar ca fiind autorizată. Pe lângă acestea, notarii publici aplică cele mai stricte reguli, acceptând adesea documente emise în ultimele 15 zile sau chiar în aceeași zi a semnării, în cazul cesiunilor de părți sociale.
În relația cu clienții și proprietarii de spații, certificatul constatator este necesar pentru validarea contractelor de chirie sau pentru calificarea furnizorilor mari. Proprietarii de spații vor să verifice dacă firma este funcțională și cine are drept de semnătură, în timp ce companiile mari cer acest document ca parte a dosarului de furnizor, uneori solicitându-l în mod periodic, anual. Este important de reținut că legea nu stabilește o valabilitate universală, fiecare instituție decidând singură cât de vechi poate fi documentul acceptat.
Obținerea acestui document se realizează electronic, prin Registrul Comerțului, sub formă de PDF cu semnătură digitală. Procesul poate fi finalizat online folosind CUI-ul, fără a fi necesar un cont pe portal, cu livrarea primită pe e-mail în aproximativ jumătate de oră. Pentru a evita erorile, companiile trebuie să evite tipărierea și rescanarea documentului, deoarece această practică distruge validitatea semnăturii electronice și poate duce la respingerea cererii de către instituții.