Procesul de finalizare a unei vânzări poate fi compromis de tăcerea care urmează acceptării unei oferte. Un studiu realizat de o echipă condusă de James Oldroyd, de la MIT, publicat în Harvard Business Review, indică faptul că interesul unui client scade drastic după prima oră de la discuție și se prăbușește după o zi. Această curbă descendentă transformă momentul în care un client spune „da” într-un punct critic de pierdere a oportunității de afaceri.
Conform raportului „The Deal Velocity Report”, care a inclus 502 lideri de companii din Statele Unite, un contract durează în medie 8 zile de la trimitere până la semnare. Această durată este de două ori mai mare decât cele 4 zile pe care respondenții le consideră un interval normal. Datele arată că trei sferturi dintre lideri afirmă că documentele trimise rămân nedeschise mai mult de 48 de ore, iar jumătate admit că au pierdut sau au blocat contracte din cauza lipsei de monitorizare.
Fenomenul de amânare este explicat de profesorul Cass Sunstein de la Harvard prin termenul de „sludge”, reprezentând fricțiunea administrativă. Fiecare pas suplimentar, cum ar fi necesitatea de a tipări sau scana documente, reprezintă o ocazie pentru client să amâne procesul. Un treime dintre lideri recunosc că au amânat semnarea din cauza unui proces enervant, în timp ce șapte din zece susțin că o metodă de semnare mai rapidă le-ar crește direct rata de închidere a contractelor.
În România, mulți antreprenori confundă semnătura electronică cu utilizarea certificatelor calificate sau a token-urilor USB, necesare doar pentru declarații fiscale. Totuși, pentru contracte de prestări servicii, oferte sau acorduri de confidențialitate, există sisteme de semnare la distanță care nu necesită conturi sau aplicații instalate. Prin aceste platforme, semnatarul primește un link securizat pe e-mail sau SMS și poate semna documentul în mai puțin de un minut, direct de pe telefon.
Din punct de vedere juridic, Legea nr. 214/2024 și Regulamentul european eIDAS recunosc trei niveluri de semnătură electronică: simplă, avansată și calificată. Pentru majoritatea contractelor comerciale, semnăturile simple și avansate sunt suficiente și au efecte juridice, fiind admisibile ca probă în instanță. Utilizarea standardului PAdES și a sigiliului recunoscut de Adobe asigură faptul că orice modificare ulterioară a documentului este detectabilă, oferind o securitate mai mare decât semnătura pe hârtie.
Evoluția digitalizării proceselor de business este susținută de un cadru legislativ european care standardizează modul în care semnăturile electronice sunt validate. Acest mecanism permite companiilor să treacă de la fluxuri de lucru manuale, care implică imprimante și scanări, la sisteme automate de arhivare și reamintire. Astfel, fereastra de așteptare de 8 zile poate fi redusă la câteva ore, eliminând riscul pierderii contractelor din cauza latenței administrative.