Înainte de depunerea dosarului de înființare a unui SRL la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), antreprenorii trebuie să determine cu precizie activitățile pe care firma le va desfășura. Alegerea obiectului de activitate influențează direct actul constitutiv, tipul de autorizații necesare și modul în care partenerii percep afacerea. Indiferent dacă este vorba despre o cafenea, un magazin online, o agenție de marketing sau o firmă de construcții, codurile alese trebuie să descrie fidel operațiunile planificate.
Primul pas esențial constă în clarificarea naturii afacerii prin descrierea concretă a ceea ce va vinde firma, cui și prin ce canale. Este recomandat ca antreprenorii să evite formulările prea generale, precum „comerț” sau „servicii pentru clienți”, înlocuindu-le cu detalii specifice. De exemplu, o cafenea trebuie să fie descrisă prin pregătirea și servirea produselor în propriul local, în timp ce un magazin online de cosmetice trebuie să specifice vânzarea de produse cumpărate de la distribuitori autorizați. O astfel de claritate ajută la separarea activității principale de cele secundare.
Pentru firmele înființate începând cu 1 ianuarie 2025, se va utiliza CAEN Rev.3, o versiune actualizată a Clasificării Activităților din Economia Națională. Această nouă versiune include coduri noi, renumerări și delimitări mai clare pentru diverse servicii. Antreprenorii trebuie să analizeze cu atenție descrierile acestor coduri, deoarece activitățile dintr-un domeniu pot fi încadrate la coduri diferite în funcție de natura lor, fie că este vorba de producție, comerț sau intermediere. De exemplu, producția de lumânări parfumate necesită un cod de producție, spre deosebire de vânzarea lor.
Codul CAEN principal trebuie stabilit în funcție de sursa cea mai importantă de venit, adică activitatea care va genera cele mai mari încasări. Pentru a lua această decizie, trebuie luate în calcul veniturile estimate pentru primele 6-12 luni, resursele alocate, echipamentele utilizate și tipul contractelor semnate. Codurile secundare ar trebui limitate doar la cele care sunt direct corelate cu planul de afaceri. O firmă de IT, de exemplu, poate include coduri pentru dezvoltare de software, consultanță și mentenanță, dacă acestea fac parte din strategia de dezvoltare.
Este crucial de înțeles că înregistrarea unui cod CAEN nu înlocuiește obținerea autorizațiilor sau avizelor de la instituțiile competente. Domenii precum alimentația publică, transportul, serviciile medicale, paza sau gestionarea deșeurilor necesită reglementări speciale și autorizații suplimentare. Un restaurant, de exemplu, trebuie să obțină autorizațiile locale și să respecte normele de siguranță alimentară înainte de a începe activitatea. De asemenea, trebuie corelată activitatea cu sediul social și punctele de lucru, deoarece nu orice activitate poate fi desfășurată în orice tip de spațiu.
În România, înființarea unei entități juridice reprezintă un proces administrativ reglementat strict prin legislația comerțului. Procesul de înregistrare la Registrul Comerțului implică respectarea unor standarde de conformitate pentru a asigura transparența activităților economice. Alegerea corectă a codurilor și a sediului social de la începutul parcursului antreprenorial reduce riscul de modificări ulterioare prin decizii ale asociatului unic sau hotărâri ale adunării generale a asociaților.