Angajatorii vor avea obligația de a se înrola într-un nou Spațiu Privat Virtual (SPV) al Inspecției Muncii, care va servi drept canal oficial de comunicare cu inspectoratele teritoriale de muncă. Această schimbare majoră va permite transmiterea electronică a documentelor necesare în cadrul controalelor, fiind un pas către digitalizarea proceselor de verificare. Implementarea acestui sistem este prevăzută printr-un act normativ care se află în etapa de pregătire.
Noul sistem va permite centralizarea întregii corespondențe dintre angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă, într-un singur loc trasabil și cu dată certă. Prin intermediul SPV vor circula documente în ambele sensuri, inclusiv procese-verbale de control, măsuri dispuse, avize și notificări emise de instituție. De asemenea, angajatorii vor putea transmite documentele solicitate pentru control, răspunsuri, clarificări sau dosarul de cercetare a evenimentelor aflate în competența proprie.
Inspectorul general de stat, Dantes Nicolae Bratu, a subliniat că SPV-ul nu reprezintă un portal suplimentar, ci va deveni canalul unic de comunicare. Implementarea va urma un calendar în patru pași: adoptarea actului normativ, darea în folosință a platformei, înrolarea etapizată a angajatorilor și atingerea țintei de relație fără hârtie. Până la finalizarea procesului de înrolare obligatorie, cele două canale de comunicare actuale vor coexista.
În paralel, Inspecția Muncii va utiliza platforma SIAMC 2.0 pentru gestionarea electronică a documentelor și orientarea controalelor în funcție de riscurile identificate. Această componentă include o platformă analitică ce recalculează periodic indicatorii de risc și corelează informațiile colectate online cu datele existente. Inspectorii vor avea acces mobil la aceste date direct în timpul controalelor, facilitând o direcționare mai precisă a verificărilor, fără a crește numărul total de inspecții.
Dantes Nicolae Bratu a precizat că controlul orientat pe risc nu înseamnă un număr mai mare de controale, ci verificări mai bine țintite. Un angajator care menține documentația în ordine va beneficia de acest sistem de monitorizare. Pentru a se pregăti, companiile sunt sfătuite să obțină o semnătură electronică calificată, să desemneze o persoană responsabilă pentru relația cu inspectoratul și să organizeze documentele de personal și de securitate în format electronic.
Digitalizarea instituțiilor de control reprezintă o tendință continuă în administrația publică, vizând reducerea birocrației și creșterea eficienței prin utilizarea tehnologiilor informaționale. Această tranziție către platforme precum SPV sau SIAMC 2.0 urmează modelul de digitalizare deja parcurs la Reges-Online, facilitând interacțiunea între entitățile juridice și autoritățile de reglementare prin sisteme de comunicare securizate și centralizate.